Quản lý hàng tồn kho là một trong những quy trình quan trọng của các cửa hàng bán lẻ, để kinh doanh hiệu quả, các chủ cửa hàng cần có phương pháp quản lý hàng tồn kho khoa học nhưng vẫn tiết kiệm thời gian và công sức.
Quản lý hàng tồn kho cần phải quản lý cả về số lượng và giá trị hàng hóa, thứ nhất để biết được hàng hóa nào còn hay hết, số lượng tồn là bao nhiêu, từ đó chủ động trong việc bán hàng và nhập hàng. Tránh trường hợp không có hàng để bán cho khách hoặc lại nhập về quá nhiều dẫn đến tốn kém chi phí, quay vòng vốn chậm.
Chủ cửa hàng cũng cần nắm được tổng giá trị hàng tồn kho cũng như giá trị tồn của từng loại hàng. Thông thường, hàng tồn kho được phân thành 3 loại chính để dễ quản lý, nhóm 1 là các loại hàng hóa số lượng ít nhưng giá trị cao, nhóm 2 là các hàng hóa có số lượng và giá trị trung bình, nhóm 3 là các hàng hóa có lượng nhiều nhưng giá trị thấp.
Quản lý hàng tồn kho theo số lượng và giá trị giúp cửa hàng có thể tối ưu lượng tồn kho ở mức thấp nhất, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo kinh doanh hiệu quả.
1. Quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý hàng tồn kho là phân loại và sắp xếp hàng hóa, việc này không những giúp quá trình bán hàng nhanh chóng mà quy trình kiểm đếm cũng thuận tiện, tiết kiệm thời gian hơn.
Sử dụng hệ thống mã vạch là giải pháp hiệu quả để quản lý hàng hóa. Trước tiên, cửa hàng cần phân loại hàng hóa theo các nhóm, sau đó sử dụng mã vạch để đặt tên sao cho dễ nhận biết và quản lý. Ví dụ: vaydai01, vaydai02,…Khi bán hoặc nhập hàng, nhân viên chỉ cần thực hiện thao tác quét mã vạch trên phần mềm, hoặc kiểm tra số lượng hàng tồn kho tại thời điểm hiện tại.
Sau khi phân loại và đặt tên hàng hóa bằng mã vạch, hàng hóa cần được sắp xếp khoa học theo các nhóm đã phân loại, việc này không những tạo sự thuận lợi khi kiểm hoặc lấy hàng mà còn tiết kiệm diện tích, chi phí lưu kho.
>>Xem thêm: Quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch
2. Thường xuyên kiểm kho
Kiểm kho là việc các chủ cửa hàng cần thực hiện mỗi ngày, để kiểm tra xem số lượng tồn kho thực tế của hàng hóa là bao nhiêu, có khớp với số liệu ghi chép hay không. Trường hợp có sự chênh lệch thì do nguyên nhân nào, do nhầm lẫn về số liệu, hay do thất thoát, gian lận… từ đó có những biện pháp kiểm tra và kiểm soát kịp thời. Theo thống kê, có hơn 90% các cửa hàng bán lẻ như shop thời trang, mỹ phẩm bị lệch kho trong quá trình bán hàng.
Kiểm kho định kỳ còn giúp chủ cửa hàng phát hiện các hàng hóa hư hỏng, lỗi mốt, cần thanh lý sớm, từ đó triển khai các chương trình bán giảm giá, khuyến mãi để thu hồi vốn.
Tính năng quản lý hàng tồn kho trên phần mềm quản lý bán hàng, với các số liệu tồn kho được cập nhật chính xác vào thời điểm giao dịch phát sinh, giúp chủ cửa hàng thuận tiện trong việc đối chiếu và cân chỉnh số liệu hàng hóa thực tế so với phần mềm, đồng thời dễ dàng tra cứu lại các giao dịch xuất – nhập – tồn để tìm ra nguyên nhân dẫn đến sai lệch.
3. Quản lý hàng hóa xuất – nhập – tồn
Tồn kho bằng nhập kho trừ xuất kho. Để nắm được số lượng hàng tồn kho một cách chính xác, chủ cửa hàng cần kiểm soát được quá trình nhập hàng và xuất hàng, khi có sự chênh lệch tồn thực tế thì nguyên nhân sẽ do sai sót ở quá trình nhập hàng, hoặc xuất hàng. Với phần mềm quản lý bán hàng, các giao dịch nhập hàng được lưu lại trên phần mềm, khi bán hàng thì số lượng tồn sẽ được trừ tự động, đảm bảo chính xác theo thời điểm phát sinh giao dịch.
Ngoài ra, các chủ cửa hàng cũng có thể định mức tồn tối thiểu và tồn tối đa cho từng loại hàng hóa, và thông qua tính năng cảnh báo hàng tồn để biết được hàng hóa nào đã vượt định mức.
Định mức tồn tối thiểu và tối đa, giúp các cửa hàng tối ưu được lượng hàng tồn kho, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục. Định mức hàng tồn kho cho từng loại hàng hóa cần căn cứ vào đơn đặt hàng, doanh số mặt hàng, khả năng cung ứng của nhà cung cấp.
>> Xem thêm: Phân tích báo cáo tồn kho để tăng nguồn vốn lưu động
4. Đảm bảo nhân viên làm việc đúng quy trình
Quy trình kiểm kho phức tạp và mất không ít thời gian, nhưng lại vô cùng quan trọng với mọi cửa hàng. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý hàng tồn kho phần nào hạn chế được những bất cập trên, tuy nhiên việc thực hiện lại phụ thuộc yếu tố con người.
Một nhà quản lý thông minh sẽ hướng dẫn và đảm bảo nhân viên của mình thực hiện nghiêm túc các quy trình về quản lý kho, sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc cố gắng tìm ra sai lệch.
