Kiểm kho là một trong những bước quan trọng trong việc quản lý kho hàng, giúp cửa hàng quản lý được số lượng hàng hoá chênh lệch so với thực tế tại bất kỳ thời điểm nào để đưa ra hướng điều chỉnh trong kho và hướng phát triển trong kinh doanh.
1. Tầm quan trọng của việc kiểm kho
Một trong những bận tâm hàng đầu của chủ doanh nghiệp là làm sao quản lý sát sao tình hình kinh doanh với các số liệu về kho hàng: nhập, xuất, tồn kho từng mặt hàng. Do đó, kiểm kho cần phải chi tiết và chính xác.
Đối chiếu sai lệch hàng hoá thực tế so với hệ thống
Kiểm kho giúp đối chiếu hàng hoá, số lượng thực tế và số lượng sổ sách, với mục đích xem có chênh lệch về số liệu hay không tìm ra nguyên nhân sai lệch. Hàng hóa bị sai lệch có rất nhiều nguyên nhân. Nguyên nhân bên trong: có thể do khi nhập hàng kiểm tra hàng đã bị sai hoặc cập nhật lên hệ thống sai, dán nhầm mã tem sản phẩm, nhân viên cửa hàng thiếu trung thực lấy cắp. Nguyên nhân bên ngoài như: Khách hàng lấy cắp hoặc họ bóc tem thay sản phẩm khác làm nhân viên tính tiền tính sai.
Xem thêm: 4 Sai lầm nghiêm trọng thường gặp khi quản lý kho
Phân loại hàng hoá bán chạy hoặc hàng hoá tiêu thụ ít
Kiểm kho thường xuyên giúp phân loại được mặt hàng đang bán chạy hoặc hết hàng có thể nhập thêm vào, hàng hóa nào lượng tiêu thụ ít có thể giảm nhập hàng, từ đó cũng biết được nhu cầu khách hàng định hướng kinh doanh mặt hàng tiếp theo. Kiểm kho giúp xác định lượng tồn hàng trong kho, lượng tồn đó còn bao nhiêu đối với sản phẩm gì để đưa ra thanh lý hoặc khuyến mãi giảm giá sản phẩm.
Cân bằng lượng hàng hoá trong kho
Nguyên tắc quản lý kho là phải cân bằng lượng hàng hoá thực tế với hệ thống. Do vậy, cửa hàng cần liên tục kiểm tra để bổ sung lượng hàng hoá hợp lý đảm bảo hoạt động kinh doanh đồng đều.
Tối ưu hoá vốn lưu động trong quản lý tồn kho
Kiểm tra tồn kho còn giúp tối ưu hoá vốn lưu động, không để tồn kho quá nhiều. Bình thường thì các cửa hàng chỉ tồn tối thiểu để bán hàng mà không tích trữ quá nhiều tồn kho, sẽ tốn kém chi phí quản lý ảnh hưởng đến doanh thu. Để tối ưu hàng tồn kho thì tuỳ từng loại hàng hoá nhưng không nên quá hai lần doanh thu trong tháng.
Kiểm kho định kỳ
Đối với bất kỳ cửa hàng nào, để kiểm soát tốt lượng hàng hoá cần kiểm kho định kỳ theo tuần hoặc theo tháng giúp dễ dàng xử lý các trường hợp thiếu hụt hàng hoá hay thất thoát.
Xem thêm: Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho - Tại sao không?
2. Kiểm kho thông minh bằng phần mềm
Cùng xem bảng so sánh dưới đây để thấy được điểm ưu việt của phần mềm quản lý kho so với Excel truyền thống:|
EXCEL TRUYỀN THỐNG
|
MAYBANHANG.NET |
|---|---|
|
Không lo mất dữ liệu khi kiểm kho? |
|
|
Trên sổ sách thông tin kiểm kho được ghi trong sổ duy nhất dễ bị thất lạc |
Phần mềm bán hàng lưu mọi thông tin trên cơ sở dữ liệu, đảm bảo an toàn |
|
Tính toán số liệu xuất nhập kho? |
|
|
Trong sổ sách phải ngồi tính toán cộng trừ nhân chia dễ nhầm lẫn, mất thời gian |
Phần mềm tự động tính toán chính xác, đồng thời cân bằng số liệu chênh lệch với thực tế |
|
Kiểm kho theo nhóm hàng, ngành hàng và theo mong muốn |
|
|
Trên giấy tờ, phải ngồi nhìn đối chiếu từng con số, số liệu, đối với từng mặt hàng, ngành hàng, nhà sản xuất… |
Trên phần mềm, chỉ cần chọn trường (mục) thông tin mong muốn là phần mềm sẽ lọc theo yêu cầu |
|
Kiểm hàng mọi thời điểm |
|
|
Khi kiểm hàng theo thời kỳ sẽ mất công sức tìm lại sổ sách cũ, số liệu không biết có chính xác hay không. |
Chỉ cần chọn khoảng thời gian nào ngay lập tức thông tin về hàng hoá hiện lên, bao gồm cả phần chênh lệch so với thực tế. |
Phần mềm quản lý kho MAYBANHANG.NET chi phí tiết kiệm và nhiều tính năng ưu việt: bán hàng nhanh chóng, quản lý hàng hóa, quản lý kho, báo cáo doanh thu mỗi ngày, quản lý từ xa trên điện thoại,... Bạn sẽ không còn phải mất hàng giờ để ngồi kiểm kho, tính toán sổ sách nữa, hãy dùng thử 7 ngày phần mềm quản lý kho miễn phí ngay nhé!
