Đối với một cửa hàng bán lẻ, việc nợ tiền nhà cung cấp hoặc cho khách hàng mua thiếu là chuyện khó tránh khỏi, thậm chí xảy ra thường xuyên đối với một số loại cửa hàng đặc thù. Tuy nhiên, không phải cửa hàng nào cũng nắm được cách quản lý công nợ một cách hiệu quả, chính xác và kịp thời.
Quản lý công nợ khách hàng là một công việc quan trọng tác động tới việc rút ngắn hoặc kéo dài vòng quay vốn lưu động của cửa hàng, giúp người quản lý lên kế hoạch thời gian để liên hệ thu nợ khách hàng hoặc trả nợ nhà cung cấp.
Tuy nhiên, nếu thao tác thủ công và cảm tính, số liệu công nợ có thể bị nhầm lẫn, dẫn đến hao hụt tiền bạc. Phần mềm sẽ là bộ não tỉnh táo nhất quản lý công nợ và xử lý những giao dịch ghi nợ phức tạp.
Xem thêm: Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Cho phép bán hàng nợ cho khách hoặc không
Đầu tiên, quản lý công nợ trên phần mềm cho phép người quản lý cài đặt tính năng bán hàng có cho bán nợ hay không. Nếu không chấp nhận bán nợ, khi số tiền mặt khách đưa nhỏ hơn tổng số tiền phải trả thì đơn hàng sẽ không thực hiện.
Trong trường hợp chấp nhận bán nợ, phần mềm bổ sung thêm tính năng chọn hạn mức nợ tối đa, tức số tiền tối đa khách được phép mua thiếu, sau đó chuyển thẳng phần chưa thanh toán còn lại tới mục “Ghi Nợ/Ghi Có” trong Báo cáo công nợ khách hàng.
Nếu mức nợ vượt qua ngưỡng cho phép, đơn hàng sẽ không thực hiện. Việc này đối với cửa hàng nói chung, có một ý nghĩa không hề nhỏ, đó là kiểm soát được rủi ro “vỡ nợ” của khách hàng, bằng cách đặt ra hạn mức nợ tối đa cho mỗi khách hàng.
Báo cáo công nợ khách hàng
Phần mềm hỗ trợ 3 loại báo cáo: Báo cáo danh sách khách hàng công nợ, Báo cáo chi tiết và Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng. Báo cáo không chỉ thống kê đầy đủ từng công nợ, chi tiết cho từng khách hàng với từng sản phẩm theo từng ngày, mà còn tổng hợp các giao dịch được tiến hành cho cùng một khách hàng.
Đồng thời phân loại thành các báo cáo nhỏ, thống kê công nợ theo hướng dễ quản lý và dễ tìm kiếm. Người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra được lịch sử giao dịch, mức nợ, thời hạn nợ, ngày tháng, sản phẩm ... của từng khách hàng.
Nếu sử dụng phần mềm chuỗi, người quản lý còn có thể dễ dàng quản lý báo cáo nợ cho từng cửa hàng riêng biệt trong chuỗi đó. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tải xuống báo cáo công nợ dưới dạng file excel và pdf khi người quản lý muốn in thành tài liệu.
Báo cáo công nợ nhà cung cấp
Tương tự như Báo Cáo Công Nợ Khách Hàng, Báo Cáo Công Nợ Nhà Cung Cấp cũng gồm có 3 báo cáo: Báo cáo danh sách nhà cung cấp có công nợ, Báo cáo chi tiết và Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp. Báo cáo sẽ ghi lại mã giao dịch, ngày giờ, tên nhà cung cấp mà cửa hàng mua nợ và tự động ghi nợ/ghi có như một nghiệp vụ kế toán.
Người quản lý hoàn toàn có thể nắm được tình trạng công nợ chiếm bao nhiêu trên tổng mức chi mua, nợ nào cần trả trước, nợ nào cần trả sau, nhà cung cấp nào cho phép mua hàng nợ tiền, ... Qua đó, người chủ có thể lên kế hoạch điều phối dòng tiền ra cho hợp lý, trả tiền cho các khoản nợ cần ưu tiên trước.
Thay vì phải dùng sổ sách lưu lại các hóa đơn mua bán có ghi nợ, mất nhiều công sức ghi chép báo cáo mà vẫn không hiệu quả, việc quản lý nợ từ phía khách hàng và nhà cung cấp đều tiện lợi hơn cả với phần mềm bán hàng.
Xem thêm: Không còn hoảng hốt vì mất dữ liệu kinh doanh
Cảnh báo nợ đến hạn
Ngoài việc dễ dàng xem chi tiết từng công nợ và tổng hợp các công nợ, phần mềm còn hỗ trợ tính năng cảnh báo nợ đến hạn của khách hàng và nhà cung cấp. Tính năng này được các nhà quản lý đánh giá là rất hữu ích và hiệu quả. Hệ thống cảnh báo cho người quản lý biết những khách hàng công nợ quá thời gian hoặc quá hạn mức nợ cho phép, cũng như nhắc nhở cửa hàng trả các nhà cung cấp nợ sắp đến hạn.
Như vậy, người quản lý sẽ chủ động lên kế hoạch thu nợ kịp thời, tránh để nợ của khách hàng chuyển thành nợ xấu khó đòi, không bỏ sót nợ, có dòng tiền vào tốt. Đồng thời chủ động trả nợ nhà cung cấp trước khi hết hạn, tránh tình huống nợ đến chân nhưng tiền thì đã đầu tư vào việc khác, làm giảm uy tín đối với nhà cung cấp vì trả nợ muộn hoặc không trả được nợ.
Phân quyền người quản lý công nợ
Quản lý các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả là một trong những vấn đề rất quan trọng và phức tạp, đòi hỏi phải theo dõi sát sao, liên tục. Tuy nhiên, không phải lúc nào chủ cửa hàng cũng có thể bao quát được toàn bộ việc công nợ. Nhân viên bán hàng cũng không có quyền hạn giải quyết việc thu nợ và trả nợ.
Công việc này nên giao cho nhân viên kế toán hoặc người quản lý. Với tính năng phân quyền người sử dụng, chủ cửa hàng có thể thiết lập cấu hình cho phép ai đọc được số liệu công nợ này. Khi người quản lý công nợ truy cập phần mềm, hộp cảnh báo nợ đến hạn phải trả hoặc phải thu sẽ tự động xuất hiện để nhắc nhở người quản lý điều phối việc thu nợ và trả nợ.
Giống như ngành ngân hàng từng “khốn đốn” vì nợ xấu bất động sản, doanh nghiệp phá sản hàng loạt vì nợ không trả được, … công nợ nếu không kiểm soát được sẽ gây hậu quả tiêu cực tới tình hình kinh doanh, dòng tiền vào/ra và uy tín đối với cửa hàng. Vì vậy, việc đánh giá cao tầm quan trọng của công nợ và quản lý công nợ đúng cách bằng phần mềm là điều rất cần thiết.
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 7 NGÀY PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG
