Sử dụng công nghệ cho việc quản lý đang là xu hướng trên toàn thế giới. Sổ sách giấy tờ dường như đã được tối giản nhất có thể trong điều hành kinh doanh. Trong bài viết này chúng tôi nói về cấp độ thấp nhất của việc áp dụng công nghệ trong quản lý cửa hàng ở việc giảm thiểu các loại giấy tờ cho cửa hàng.

áp dụng công nghệ vào kinh doanh

Xem thêm: 4 LÝ DO KHIẾN PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRỞ THÀNH XU HƯỚNG

Thông thường chúng ta thường chỉ nghĩ việc giảm sử dụng giấy chỉ giúp ta tiết kiệm được một khoản chi phí hay góp phần bảo vệ môi trường. Nhưng thực sự lợi ích số hoá các giấy tờ còn vượt xa hơn nhiều so với bạn tưởng tượng. Số hóa giấy tờ giúp cho việc vận hành kinh doanh cửa hàng diễn ra trôi chảy, chính xác, an toàn và tiết kiệm thời gian.

Thay vì mất hàng giờ lục lọi trong đống giấy tờ để tìm kiếm một vài chứng từ, hóa đơn từ những tuần trước thì bạn chỉ cần vài cú click chuột đã lấy được chúng cả từ nhiều năm trước. Bạn dễ dàng quản lý, truy suất thông tin khách hàng khi cần thiết. Số hóa giấy tờ tiết kiệm được không gian và chi phí cho việc lưu trữ dữ liệu bằng giấy trước đây của cửa hang. Đồng thời lưu trữ bằng giấy dễ xảy ra trường hợp mất mát do sai xót của nhân viên, thất lạc, hư hỏng theo thời gian hay sự cố bất ngờ.

Chúng tôi giới thiệu một vài gợi ý để bạn dễ dàng giảm thiểu các giấy tờ trong việc áp dụng công nghệ cho việc kinh doanh của cửa hàng mình.

1. Kiểm tra hàng tồn kho.

Kiểm tra hàng tồn kho luôn được xem là nhiệm vụ mất vô cùng nhiều thời gian và luôn gắn liền với các công việc nhàm chán như di chuyển, đếm số lượng sản phẩm. Tại sao bạn không nghĩ đến việc lựa chọn phần mềm quản lý kho hỗ trợ bạn trong công tác kiểm kho?

kiểm kho hàng hóa

Hãy lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng có chức năng quản lý tồn kho và hãy tận dụng tính năng ấy. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm bớt sai sót, giúp bạn quản lý chính xác số lượng hàng tồn kho.

số hóa các dữ liệu kinh doanh bằng phần mềm

2. Sử dụng ứng dụng cho việc quản lý cuộc hẹn.

Nếu bạn kinh doanh ngành dịch vụ (spa, salon,…) hoặc bạn cần sắp xếp các cuộc hẹn mua hàng của khách hàng. Thay vì viết thông tin ra giấy thì hãy ghi chú bằng những phương pháp điện tử, có chế độ nhắc nhở và không bị sai sót hay nhầm lẫn.

xây dụng mối quan hệ tốt với khách hàng

Khách hàng của bạn thay vì phải chờ đợi hàng giờ do những nhầm lẫn tạo ra và chỉ nhận những tờ giấy hẹn. Bây giờ họ có thể ở nhà đặt lịch hẹn và đến đúng giờ được thông báo. Nếu bạn cũng áp dụng phương pháp này vào quy trình kinh doanh cửa hàng của mình, ngoài việc tiết kiệm giấy, cửa hàng của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp và làm hài lòng khách hàng hơn.

3. Quản lý nhân viên.

Dùng phần mềm quản lý lịch làm việc cho nhân viên, nhân viên sẽ được cập nhật giờ làm việc ngay khi bạn sắp xếp và thông báo cho họ. Việc quản lý nhân sự bằng phần mềm sẽ giúp cho việc xin nghỉ phép, luân chuyển ca làm việc diễn ra nhanh chóng và quản lý đơn giản hơn.

hệ thống quản lý kinh doanh

Hệ thống quản lý nhân sự hiện đại sẽ giảm thiểu việc sử dụng giấy, giúp bạn điều hành doanh nghiệp hiệu quả hơn. Bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho việc quản lý, sắp xếp giờ làm của nhân viên và có thể dùng thời gian ấy để phát triển doanh nghiệp của mình.

Xem thêm: 6 CÁCH QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CHỦ NHÀ HÀNG

4. Tự động hóa các nghiệp vụ tài chính.

Hóa đơn giao dịch của khách hàng, hóa đơn xuất nhập hàng với nhà cung cấp, những hóa đơn ấy ngày càng nhiều và việc quản lý của bạn sẽ trở nên khó khăn, hơn nữa bạn còn phải chuẩn bị nơi để lưu trữ những thông tin ấy.

Quản lý thông tin bằng phần mềm thay cho việc dùng giấy. Áp dụng các ứng dụng kế toán hay tận dụng các tính năng từ chính phần mềm quản lý bán hàng bạn đang sử dụng để quản lý thông tin mua bán của cửa hàng. Hy vọng rằng bài viết này đã cho bạn một số ý tưởng về cách giảm thiểu việc dùng giấy trong doanh nghiệp của mình.

MAYBANHANG.NET luôn sẵn sàng là người đồng hành cùng bạn trên con đường quản lý và phát triển doanh nghiệp. Chúc bạn thành công!

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 14 NGÀY PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Đăng ký dùng thử Phần mềm quản lý bán hàng